Kost het opstellen van een e-mail jou te veel tijd? ChatGPT kan jou goed helpen bij het schrijven van verschillende soorten e-mails. Met de juiste prompt kun je veel tijd besparen, je schrijfskills verbeteren en betere mails schrijven.
Hieronder bespreken we de mogelijkheden van ChatGPT en krijg je verschillende voorbeelden van e-mails + bijbehorende prompts. Hiermee krijg je een helder beeld hoe je ChatGPT kunt inzetten om jou te helpen bij het schrijven van verschillende soorten mails.
Het voordeel van mailen met hulp van ChatGPT
De simpelste manier om een mail te schrijven met ChatGPT is om dit gewoon aan ChatGPT te vragen:
Prompt
Wil je me helpen met het schrijven van een e-mail?ChatGPT
Natuurlijk, ik help je graag met het schrijven van een e-mail! Wat is het onderwerp van de e-mail en wat wil je specifiek in de boodschap opnemen?ChatGPT mail 1 – Verzoek aan instantie
Je volgende prompt hoeft maar heel kort te zijn, zoals dit:
En ChatGPT maakt er binnen enkele seconden een uitgebreide e-mail van:
Deze simpele manier kan in veel gevallen al voldoende zijn. Maar wil je nog een stapje verder gaan, dan kun je ChatGPT ook vragen om een bepaalde schrijfstijl na te doen.
ChatGPT mail 2 – Betalingsherinnering
Het mailen van een betalingsherinnering is zo’n typisch klusje dat wel moet gebeuren, maar waar de meesten niet zo’n zin in hebben. ChatGPT kan je helpen om op een professionele en tegelijkertijd vriendelijke manier mensen te herinneren aan een openstaande factuur.
Je kunt de volgende prompt gebruiken:
Prompt
Schrijf een e-mail aan mevrouw G. de Groot. Ze moet nog € 97,- betalen voor de cursus ChatGPT. Hou het vriendelijk en vertel dat ze eigenlijk al uiterlijk 21-4-2023 had moeten betalen.
Je ziet dat ChatGPT er een mooie professionele e-mail van kan maken, ondanks dat je prompt gewoon in spreektaal is getypt.
ChatGPT mail 3 – Excuses aanbieden
Natuurlijk kun je ChatGPT ook laten helpen bij het schrijven van een e-mail waarin je je excuses aanbiedt. Hieronder weer een voorbeeld:
Prompt
Schrijf een mail waarin ik mijn excuses aanbied voor een verkeerd verstuurde betalingsherinnering. Deze was niet voor mevrouw bedoeld. Bied haar een kortingscode aan voor een van onze cursussen.
ChatGPT mail 4 – Uitnodiging afwijzen
Als je moeite hebt met ‘nee’-zeggen dan kun je er soms uren over doen om een mail op te stellen waarin je een uitnodiging afwijst. Met ChatGPT hoeft dat allemaal niet zo lang te duren. Je geeft bijvoorbeeld deze opdracht:
Prompt
Schrijf een vriendelijke mail waarin ik aangeef dat ik niet zal deelnemen aan het teamuitje
ChatGPT mail 5 – Mail beantwoorden
Je kunt ChatGPT natuurlijk ook inzetten om een e-mail te beantwoorden. Daarvoor kopieer je de tekst van het oorspronkelijke bericht naar ChatGPT en vraag je om een reactie. Uiteraard geef je daarbij kort aan hoe je zou willen reageren.
Een voorbeeld van een mailtje met een dringend verzoek om hulp:
Reactie van ChatGPT
Zo zie je dat ChatGPT je enorm veel tijd kan besparen door binnen enkele seconden een vriendelijk en duidelijk antwoord terug kan sturen 😊
Tip: Tekst nakijken
Kijk de gegenereerde tekst altijd nog even na. Soms voegt ChatGPT dingen doe die niet op jou van toepassing zijn. En soms neemt hij ook bepaalde belangrijke informatie niet op in de tekst, terwijl je die wel hebt doorgegeven.
De e-mail wordt vanuit jouw naam verstuurd, dus zorg ervoor dat je er zeker van bent dat jij achter de inhoud staat.
Vragen over mailen met ChatGPT
Wat moet ik doen als ik de tekst niet goed vind?
Als je de voorgestelde tekst niet goed vindt dan kun je hem zelf aanpassen of aan ChatGPT vragen of hij de tekst wil wijzigen. Geef daarbij duidelijk aan of je een geheel nieuwe tekst wilt of alleen een klein onderdeel wilt veranderen. Geef ook aan wat je er niet goed aan vindt.
Kan ik ook de stijl aanpassen?
Ja, als je graag een antwoord in een andere stijl wilt dan kan dat. Je kunt in de prompt bijvoorbeeld aangeven dat je een zakelijke tekst wilt of juist een meer informele toon.
Geef als eerste een reactie